Schoolreisjes, de aanpak van je vrijwilligerswerk, een uitje voor je werk of de bestuursvergadering van de lokale voetbalclub: iedereen moet weleens iets organiseren of ergens over vergaderen. Vaak wordt er niet goed nagedacht hoe een vergadering aangepakt wordt. Maar vraag jij je weleens af hoe je dat het beste kan aanpakken? Dit najaar heb ik een congres op werk georganiseerd, dus ik deel hier hoe je dit het beste kan aanpakken.

Safe the date

Het belangrijkste bij een congres is natuurlijk dat iedereen aanwezig is, die aanwezig moet zijn. Helaas is tegenwoordig iedereen zo vol gepland, dat het soms lastig is om een goede datum te kiezen. Plan daarom goed van te voren. Hoe eerder je een datum prikt, hoe groter de kans is dat veel mensen nog kunnen. Wil je volgende week een congres plannen? Grote kans dat dit je namelijk niet meer gaat lukken. Stuur eventueel een datumprikker naar potentiële deelnemers om te kijken wat populaire data zijn.

Locatie

Het is natuurlijk belangrijk om een goede congreslocatie te hebben. Ik heb deze gevonden door te zoeken naar vergaderlocatie Utrecht. Zoek een ruimte die past bij het aantal deelnemers. Een te kleine ruimte is onhandig, je wil natuurlijk wel dat iedereen in dezelfde ruimte past. Een te grote ruimte is echter ook niet ideaal.

Catering

Dit is een punt wat door een beginner snel vergeten wordt. Maar wat is er nou fijner aan een congres dan in de pauze voorzien te worden van heerlijke hapjes en een lekkere kop koffie. Kijk daarom ook zeker uit naar een goede cateraar. Maak van te voren een afspraak met de cateraar om verschillende hapjes te proeven en te bekijken. Den hierbij goed na wat handige hapjes zijn. Gerechten met veel knoflook kan je beter vermijden als er nog veel met elkaar gesproken wordt. Ga in plaats daarvan voor makkelijke gerechten met smaken die voor veel mensen toegankelijk zijn.

Afwisseling

Zorg ervoor dat bezoeker geboeid blijven. Dit kan je bijvoorbeeld doen door voldoende pauzes in te lassen. Niemand heeft concentratie om de hele dag op te letten. Afhankelijk van het congres kan je ook echt iets anders tussen door organiseren. Huur bijvoorbeeld een pianist in voor een lunchconcert, of geef deelnemers rust bij een uurtje yoga. Let er wel goed op dat deze activiteit bij je deelnemers past. Indien dit geen goede match is, zullen ze juist minder geboeid blijven. Vraag eventueel van te voren eens rond wat mensen graag zouden willen doen.

Dit zijn een aantal eerste tips, maar het belangrijkste is vooral om alles goed te plannen en met verschillende mensen te bespreken. Dar zal je niks over het hoofd zien en wordt het een top congres!